معرفی:

تحول اساسی و به یاد ماندنی در زندگی انسانها با ورود دوربینهای عکاسی و فیلم برداری بوجود آمد.

در عین حال که وظیفه ثبت خاطرات و رویدادهای تلخ و شیرین بر عهده  دارد میتواند در ثبت رویدادهای تاریخی نیز بسیار فعال باشد.

و همچنین در رویدادهای اداری و سازمانی نقش بسزایی داشته باشد از جمله ثبت جلسات و مراسمات و انعقاد قراردادها و تفاهمنامه ها و غیره که به عنوان یک سند و مدرک نگهداری شود و در انعکاس عملکرد سازمان و اداره مثمر ثمر باشد.

گردش کار:

پرسش های متداول:

1. برای هماهنگی جهت تهیه گزارش تصویری از جلسات و مراسمات چه باید کرد؟

در زمان شکل گیری برگزاری مراسم یا جلسه در صورت احساس نیاز به تهیه گزارش تصویری حداقل دو روز قبل برگزاری مراسم یا جلسه طی نامه ای از طریق اتوماسیون به رییس اداره روابط عمومی ارسال بفرمایید.

2- در صورت همزمانی جلسه و مراسم چه ندابیری اندیشیده شده ؟

اولویت بر حسب اهمیت موضوع و یا زمان و تاریخ درخواست است .

3- آیا تلفنی هم میشود هماهنگی لازم را انجام داد؟

بله در صورت آنی و ناگهانی برگزاری جلسه و مراسم با درخواست از رییس اداره روابط عمومی امکان پذیر است.

4- آیا حوزه درخواست کننده میتواند یک نسخه از گزارش تصویری را مطالبه کند؟

بله با آوردن یک منبع ذخیره سازی مثل هارد و فلش و CD و DVD از کارشناس مربوطه تحویل بگیرد.

5- در صورت مخدوش شدن گزارش تصویری چه باید کرد؟

این موضوع اجتناب ناپذیر است احتمال آن وجود دارد به اقلام برقی و الکترونیکی و دیجیتالی نمیشود اعتماد داشته باشیم مثل خرابی لخظه ای باطری خرابی لنز از کار افتادن دوربین سوختن منابع ذخیره سازی و غیره

در این صورت کارشناس روابط عمومی  میتواند در حد امکان و امکاناتی که در اختیار دارد تدابیری برای این مشکل اتخاذ کند اما پیشنهاد میشود کارشناسان محترم برگزار کننده  مراسمات و جلسات با گوشی موبایل چند عدد عکس از مراسم و جلسه در حال برگزاری تهیه نماید.

6- تا چه زمانی این گزارشات از آرشیو قابل دسترسی است ؟

آرشیو گزارشات تصویری در صورت عدم بروز مشکل محدودیتی ندارد و قابل دسترسی است .

پیوندهای مرتبط:

www.znu.ac.ir/album

کارشناس مربوطه: علی سلامی